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Folgende Phasen sind in einer Evaluation zu durchlaufen:
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- Vereinbarung über die Ziele des Verfahrens, über die Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die Behandlung der Ergebnisse
- interne Evaluation: Mit Hilfe eines zwischen den Universitäten abgestimmten Frageleitfadens wird eine Stärken-Schwächen-Analyse erstellt. Diese Selbstbeschreibungen sind Grundlage für die externe Evaluation.
- externe Evaluation: Während der externen Evaluation besucht eine Gutachterkommission jeden Fachbereich/jedes Institut für ein bis zwei Tage. Die Gutachtenden werden vom Sprecher des Verbundes berufen. Die evaluierten Institute/Fachbereiche empfehlen die fachlichen Schwerpunkte, die in der Kommission vertreten sein sollen und einigen sich auf eine Vorschlagsliste von Persönlichkeiten ihres Faches, die nicht aus den Universitäten des Verbundes kommen. Auf der Basis der Selbstbeschreibungen und der Gespräche vor Ort erarbeitet die Gutachterkommission ein vorläufiges Gutachten und spricht Empfehlungen für Neuerungen aus.
- Empfehlung/Auswertende Konferenz: Die Auswertende Konferenz bildet den Brückenschlag zwischen externer Evaluation und der Follow Up Phase, indem sie von den Empfehlungen der Gutachterkommission zu den konkreten Maßnahmen in den Hochschulen überleitet. An ihr nehmen Vertreter der evaluierten Fachbereiche/Institute, die Gutachtenden und alle Hochschulleitungen teil.
- Follow Up: Diese Phase enthält mehrere Arbeitsschritte; sie findet nicht mehr gemeinsam im Verbund sondern in jeder Universität einzeln statt. Abgesprochen im Verbund ist nur die Vorgehensweisen in der Pflege der Konsequenzen aus einer Evaluation: es gibt ein Muster für die Zielvereinbarungen zwischen evaluiertem Fachbereich/Institut und Universitätsleitung und eine Absprache in welchen Zeiträumen (jeweils mindestens jährlich) die Umsetzung der Konsequenzen kontrolliert werden soll.
- Veröffentlichung: Die Ergebnisse der Evaluation werden in einer Reihe veröffentlicht, die die Geschäftsstelle des Verbundes herausgibt.
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